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    Entretien annuel d’évaluation (EAE) VS entretien professionnel

    19 mai 2020 Le Blog

    Introduction de la série

     

    Comment transformer vos entretiens RH en outils de management performant ?

     

    Mener des entretiens, c’est le quotidien du manager. Bien que tous les entretiens soient des actes de management, il n’est pas toujours simple de situer ceux dédiés plus spécifiquement à la gestion des ressources humaines et d’en faire de réels leviers de développement.

    Leur mise en place s’organise dans un contexte propre à chaque entreprise, et certains, comme les entretiens professionnels et les entretiens de recrutement, devront respecter un cadre légal précis.

     

    L’entretien est une situation de communication professionnelle qui repose sur des techniques, des postures et des modalités particulières et qui demande des compétences. Malgré toutes les bonnes intentions du départ, le résultat n’est pas toujours celui qui était prévu !  Il est donc important de se former et de bien se préparer pour réussir.

    Dans cette série d’articles, nous vous proposons un panorama des différents entretiens RH et leurs spécificités (objectifs, règlementation, déroulé…) ainsi que nos conseils pour transformer cet exercice parfois obligatoire en acte de management qui donne du sens.

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    Entretien annuel VS entretien professionnel : quelles obligations pour l’entreprise ? Quelles obligations pour le salarié ?

     

    Commençons par différencier rapidement EAE et EP : 


     

    Pratiqué seulement dans 6 entreprises sur 10, ce « rituel » de l’entretien annuel est aussi appelé, à tort ou à raison entretien annuel d’évaluation.

    Et nombreux sont les reproches que l’on peut associer à cet exercice imposé, que l’on se place du côté de l’entreprise, des managers ou des collaborateurs : fastidieux, bureaucratique, chronophage, subjectif, stressant, format et rythme inadéquat …

    A peine plus d’1 salarié sur 2 estime que l’entretien annuel d’évaluation est important pour lui et qu’il est utile. Et ils ne sont que 42% à le trouver « motivant ».

     

    Alors comment donner ou redonner de la valeur aux entretiens ?  

     

     

     

    Pourquoi un entretien annuel d’évaluation (EAE) ?

    L’EAE doit être un véritable « outil de management » pour l’entreprise et le manager, et pour en tirer de réel bénéfice, il doit faire partie d’un processus vertueux plus large d’amélioration continue.

     

    Avant tout l’EAE est un jalon, un point d’étape régulier où pour le collaborateur comme pour le manager, il est nécessaire de prendre le temps de (re)poser le cadre, d’expliquer les attendus, de faire le bilan de la période écoulée et de définir les objectifs qualitatifs et quantitatifs. Reconnaitre la progression et le travail effectué, identifier les difficultés et axes d’amélioration, se donner des objectifs motivants, voilà les 3 piliers de l’EAE.

     

    Pour le manager, c’est l’occasion de partager les résultats de son évaluation, de reconnaitre les réussites, d’échanger sur les objectifs non atteints, de mettre en place actions et engagements pour l’année à venir.

     

    Pour le collaborateur, c’est le moment d’exprimer son implication ou de faire part de ses éventuelles difficultés.

     

    C’est un temps de dialogue en profondeur et, à ce titre, un outil essentiel de management.

     

    Il n’y a pas d’obligation imposée par la loi ; les principaux objectifs sont librement décidés par l’employeur et peuvent être les suivants :

    • Faire un état des lieux précis des compétences individuelles et collectives disponibles dans l’entreprise (connaissances, savoir-faire et comportements)
    • Repérer, évaluer et valoriser les réussites professionnelles, comparer les résultats par rapport aux objectifs confiés, et ainsi pouvoir mesurer OBJECTIVEMENT la performance individuelle …
    • Identifier les lacunes, en connaitre les causes, en analyser les raisons et proposer des axes de progrès (qui peuvent se traduire en besoin de formation) ;
    • Envisager les évolutions de poste et les évolutions ou non des responsabilités, les mobilités possibles ;
    • Évoquer les conditions de travail (horaires, la charge de travail, la vie d’équipe, l’ergonomie du poste, …) et recueillir des propositions ou suggestions d’amélioration
    • Échanger sur les relations avec son manager : style de management, ou d’accompagnement, degré d’autonomie, prise d’initiatives, participation à la stratégie générale de l’entreprise, communication et suivi des tâches confiées);
    • Fixer des objectifs en cohérence avec la stratégique de l’entreprise
    • Motiver les collaborateurs, reconnaitre, apprécier et donner du sens aux choix de l’entreprise

    Même si l’entretien annuel est un moment privilégié pour des échanges larges et ouverts entre le manager et ses collaborateurs, un certain nombre de sujets ne doivent pas être évoqués comme la maternité, la maladie ou les mandats de représentation et plus largement tous les éléments qui sont visés par la règlementation relative à la non- discrimination.

     

     

    COMMENT mettre en place ces entretiens ? Comment préparer les entretiens en entreprise ?

    Que l’on soit manager ou collaborateur, pour s’assurer de la réussite de ses entretiens, il faut avant tout être bien préparé !

     

    Voici quelques conseils pour vous aider à mener un entretien individuel efficace…

     

    Côté entreprise et Ressources Humaines :

    • Communiquer sur les enjeux et les objectifs des entretiens
    • Donner le cadre et l’organisation
    • Mettre à disposition les outils et les informations nécessaires : référentiels, fiches de poste ou de fonction, grilles de positionnement ou d’évaluations, supports explicatifs, mise à jour des évolutions… 

    Côté Managers :

     

    Se former sur les spécificités et les objectifs de chacun des entretiens RH vous permettra de transformer une obligation formatée en véritable levier de motivation et de fidélisation.

    • Soignez la forme et le fond et rassemblez les conditions pour favoriser l’échange Anticipez et programmez les rendez-vous, apportez des précisions sur les modalités, le déroulement et le temps à prévoir.
    • Basez vos évaluations sur des éléments et des critères objectifs :
    • Pour cela, il est nécessaire de préparer pour chaque collaborateur sa grille d’évaluation en reprenant l’historique, les évènements marquants de l’année écoulée à partir d’exemples factuels.  Demandez-lui de s’auto-évaluer en amont de l’entretien
    • Le cadre : Réservez un espace dédié qui soit agréable et favorisant la confidentialité, au calme pour cet échange privilégié, en veillant à ne pas être dérangé. (Mettre de côté le téléphone et la boite mail !)
    • Travaillez votre technique de communication: Soyez factuel, à l’écoute, reformulez. Ne restez pas centré sur les problèmes mais orientez-vous plutôt solutions ! Faites de ce moment, une opportunité d’échanges « adulte-adulte » ou « gagnant-gagnant » et dites-le dès l’introduction.
    • Après avoir posé le cadre de l’entretien, Laissez parler le collaborateur en premier et posez-lui des questions ouvertes, invitant au dialogue. Attendez d’avoir entendu l’intégralité de sa préparation pour lui montrer ensuite la vôtre en commençant par relever les points positifs sur lesquels vous êtes d’accord. Invitez-le à faire lui-même des propositions sur les points où vous attendez des axes de progrès.
    • Rédigez un compte rendu qui fasse bien ressortir les moments forts de vos échanges et formaliser les accords. Ne restez pas uniquement sur les résultats chiffrés mais bien sur la façon dont ils ont été réalisés.

    Rapidement après l’entretien,  donnez un exemplaire de ce compte rendu à votre collaborateur, et demandez-lui s’il est d’accord avec le contenu, et proposez lui de le signer. Ne restez pas sur un désaccord à ce stade qui pourrait anéantir le bien-fondé de l’exercice. Vous pouvez prévoir un ou plusieurs entretiens intermédiaires si cela vous semble nécessaire.

    • Un entretien non suivi peut avoir pour effet de ternir l’image de l’entreprise. Mettez en place le plan d’action négocié lors de l’entretien.

    L’EAE véritable « outil de communication » pour le salarié

    …et les conseils aux salariés pour vous aider à mener un entretien individuel efficace.

     

     

    Côté salariés :

    • Mesurez l’enjeu réel de cette rencontre, comme le moment privilégié d’anticiper la suite de votre carrière
    • Évitez de céder à la panique, veillez aux conditions prévues en amont et projetez-vous avec une énergie positive : en quoi ce moment va -t-il m’être favorable, pour moi (plaisir au travail) et à ma carrière ?
    • Impliquez-vous, et préparez-vous ! C’est une preuve de professionnalisme mais pas que : s’auto-évaluer soigneusement avant l’entretien, en passant en revue les moments clés de l’année passée et identifier soi-même les leviers d’amélioration permettent de réduire le risque de se voir imposer des changements, et obligent à un vrai dialogue. Recherchez des arguments objectifs, solides et significatifs (à l’aide d’exemples précis lors de la conversation) afin de d’amener l’interlocuteur à réfléchir ou à approuver les demandes formulées.
    • Jouez la sincérité et la carte de la confiance : faire part de ses attentes, notamment en termes de salaire, de promotion ou de formation, et de ses suggestions d’amélioration, c’est aussi faire preuve de fidélité et d’investissement.   
    • Projetez-vous dans votre avenir professionnel en mettant en cohérence objectifs professionnels à moyen terme et ambitions de carrière à plus long terme.

    En plus de faciliter le travail de votre manager, ce regard prospectif est aussi une manière de prouver votre autonomie et ainsi de plaider pour un élargissement des compétences ou des fonctions et tâches.

    • Évitez, autant que possible, les thèmes trop sensibles (les points de désaccords ou la mauvaise ambiance liée à un collègue) et créez plutôt un climat propice à l’écoute active de votre manager en restant souriant, et en vous concentrant sur vos deux ou trois thèmes prioritaires. Proposez un rendez-vous différent pour solutionner vos problèmes « personnels ».
    • Conservez une certaine distance professionnelle pour ne pas céder à l’émotion.
    • Restez zen. En cas de remarques ou d’évaluation négative, sachez écouter les commentaires qui vous sont faits. L’EAE n’est pas un débat ni un entretien disciplinaire. Pensez à exprimer raisonnablement votre surprise et sollicitez éventuellement un nouvel entretien pour vous laisser le temps de digérer ce qui vient d’être dit.

     

    Quand réaliser l’entretien d’évaluation ?

    Comme son nom l’indique, il est important de le faire au moins une fois par an : si traditionnellement les campagnes d’entretien ont lieu soit en fin d’année, soit au début de la nouvelle année (calendaire ou scolaire), la meilleure période est à adapter en fonction de l’organisation et du fonctionnement de l’entreprise (saisonnalité de la production, cycle stratégique, définitions des objectifs collectifs à décliner, à partager… Un rythme annuel ou bi annuel est parfois trop rigide et n’est pas toujours en cohérence avec la réalité des priorités.

     

    Par ailleurs, le risque est souvent de créer trop d’attentes ce rendez-vous.  L’évaluation se fait tout au long de l’année. Des points intermédiaires peuvent être programmés ou imposés par la situation !

     

    Quels sont les obligations liées a L’EAE ?

    L’EAE n’est pas une obligation prévue par le code du travail contrairement à l’entretien professionnel qui est prévu tous les 2 ans.

     

    Qu’ils soient prévus ou non par une convention collective, l’employeur peut tout à fait imposer cet entretien dans le cadre de son pouvoir de direction. Dans ce cas, il devra être fait pour tous les salariés de l’entreprise. Vous devrez aussi respecter certaines règles, visant notamment à informer l’ensemble du personnel sur les moyens mis en œuvre et les critères d’évaluation qui seront utilisés. Veillez également à bien respecter les principes de non-discrimination.

     

    Dans tous les cas, inutile pour le salarié de paniquer car même l’hypothèse d’un entretien qui se déroule mal n’est en aucun cas un motif pour justifier un licenciement. Il s’agit avant tout d’un outil pertinent pour avoir une idée précise de ce que l’employeur et/ou le manager attend de ses collaborateurs. Il devrait permettre à chacun de mieux connaitre ses missions, ses domaines de responsabilité, ainsi que de faire le point sur les objectifs fixés et les différentes actions mises en place tout au long d’une année, pour envisager ou ré envisager sa forme de collaboration à la stratégie globale,

    Il permet également de faire un point individuel, sur les compétences développées (ou non), les motivations et les besoins de développement (formations sur les savoirs, savoir-faire et développement personnel) en lien avec le développement de l’entreprise, ou encore les évolutions hiérarchiques ou la marge de progression dans la prise d’autonomie et de responsabilités.

     

     

    Vous voulez en savoir plus sur les entretiens ?

    Découvrez notre article sur l’entretien professionnel, en lien avec cet article.

     

     

     

     

    Article écrit par notre consultante Béatrice HENRY

    Vous pouvez le retrouver ici

     

     

     

     

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