Entretien annuel d’évaluation (EAE) VS entretien professionnel

Entretien annuel VS entretien professionnel : quelles obligations pour l’entreprise ? Quelles obligations pour le salarié ?

 

Commençons par différencier rapidement EAE et EP :

 

Pratiqué seulement dans 6 entreprises sur 10, ce « rituel » de l’entretien annuel est aussi appelé, à tort ou à raison entretien annuel d’évaluation.

Nombreux sont les reproches liés à cet exercice imposé, que l’on se place du côté de l’entreprise, des managers ou des collaborateurs.

A peine plus d’1 salarié sur 2 estime que l’entretien annuel d’évaluation est important pour lui et qu’il est utile. Et ils ne sont que 42% à le trouver « motivant ».

 

ALORS COMMENT DONNER OU REDONNER DE LA VALEUR AUX ENTRETIENS ?

POURQUOI UN ENTRETIEN ANNUEL D’ÉVALUATION (EAE) ?

L’EAE doit être un véritable « outil de management » pour l’entreprise et le manager. Pour en tirer de réel bénéfice, il doit faire partie d’un processus vertueux plus large d’amélioration continue.

Avant tout l’EAE est un jalon, un point d’étape régulier où pour le collaborateur comme pour le manager, il est nécessaire de prendre le temps de (re)poser le cadre, d’expliquer les attendus, de faire le bilan de la période écoulée et de définir les objectifs qualitatifs et quantitatifs. Reconnaitre la progression et le travail effectué, identifier les difficultés et axes d’amélioration, se donner des objectifs motivants, voilà les 3 piliers de l’EAE.

Pour le manager, c’est l’occasion de partager les résultats de son évaluation de reconnaitre les réussites, d’échanger sur les objectifs non atteints. Enfin, c’est aussi le temps pour mettre en place des actions et engagements pour l’année à venir.

Pour le collaborateur, c’est le moment d’exprimer son implication ou de faire part de ses éventuelles difficultés.

C’est un temps de dialogue en profondeur et, à ce titre, un outil essentiel de management.

Il n’y a pas d’obligation imposée par la loi ; les principaux objectifs sont librement décidés par l’employeur et peuvent être les suivants :

• Faire un état des lieux précis des compétences individuelles et collectives disponibles dans l’entreprise (connaissances, savoir-faire et comportements)
• Repérer, évaluer et valoriser les réussites professionnelles, comparer les résultats par rapport aux objectifs confiés, et ainsi pouvoir mesurer OBJECTIVEMENT la performance individuelle …
• Identifier les lacunes, en connaitre les causes. Analyser les raisons et proposer des axes de progrès (qui peuvent se traduire en besoin de formation) ;
• Envisager les évolutions de poste et les évolutions ou non des responsabilités, les mobilités possibles ;
• Évoquer les conditions de travail (horaires, la charge de travail, la vie d’équipe, l’ergonomie du poste, …) et recueillir des propositions ou suggestions d’amélioration
• Échanger sur les relations avec son manager : style de management, , degré d’autonomie, prise d’initiatives, participation à la stratégie générale , communication et suivi des missions;
• Fixer des objectifs en cohérence avec la stratégique de l’entreprise
• Motiver les collaborateurs, reconnaitre, apprécier et donner du sens aux choix de l’entreprise.

L’entretien annuel est un moment privilégié pour des échanges larges et ouverts entre le manager et ses collaborateurs. Mais certains sujets ne doivent pas être évoqués comme la maternité, la maladie ou les mandats de représentation. Plus largement tous les éléments qui sont visés par la règlementation relative à la non- discrimination.

COMMENT mettre en place ces entretiens ? Comment préparer les entretiens en entreprise ?

Que l’on soit manager ou collaborateur, pour s’assurer de la réussite de ses entretiens, il faut avant tout être bien préparé !

Voici quelques conseils pour vous aider à mener un entretien individuel efficace…

Côté entreprise et Ressources Humaines :

• Communiquer sur les enjeux et les objectifs des entretiens
• Donner le cadre et l’organisation
• Mettre à disposition les outils et les informations nécessaires : référentiels, fiches de poste, grilles d’évaluations, supports explicatifs, mise à jour des évolutions…

Côté Managers :

Se former sur les spécificités et les objectifs de chacun des entretiens RH. Ce qui permettra de transformer une obligation formatée en véritable levier de motivation et de fidélisation.

• Soignez la forme et le fond. Rassemblez les conditions pour favoriser l’échange. Anticipez et programmez les rendez-vous, apportez des précisions sur les modalités, le déroulement et le temps à prévoir.
• Basez vos évaluations sur des éléments et des critères objectifs :
• Il est nécessaire de préparer pour chaque collaborateur sa grille d’évaluation en reprenant l’historique, les évènements marquants de l’année écoulée à partir d’exemples factuels.  Demandez-lui de s’auto-évaluer en amont de l’entretien.
• Le cadre : réservez un espace dédié qui soit agréable et favorisant la confidentialité. Il est nécessaire d’être au calme pour cet échange, en veillant à ne pas être dérangé. (Mettre de côté le téléphone et la boite mail !)
• Travaillez votre technique de communication : soyez factuel, à l’écoute, reformulez. Ne restez pas centré sur les problèmes mais orientez-vous plutôt solutions ! Faites de ce moment, une opportunité d’échanges « gagnant-gagnant ».
• Après avoir posé le cadre de l’entretien, laissez parler le collaborateur en premier et posez-lui des questions ouvertes, invitant au dialogue. Attendez d’avoir entendu l’intégralité de sa préparation pour lui montrer ensuite la vôtre. Commencez par relever les points positifs sur lesquels vous êtes d’accord. Invitez-le à faire lui-même des propositions sur les points où vous attendez des axes de progrès.
• Rédigez un compte rendu qui fasse ressortir les moments forts de vos échanges et formaliser les accords. Ne restez pas uniquement sur les résultats chiffrés mais bien sur la façon dont ils ont été réalisés.

Rapidement après l’entretien,  donnez un exemplaire de ce compte rendu à votre collaborateur. Demandez-lui son accord avec le contenu, et proposez lui de le signer. Ne restez pas sur un désaccord à ce stade. Vous pouvez prévoir un ou plusieurs entretiens intermédiaires si cela vous semble nécessaire.

• Un entretien non suivi peut avoir pour effet de ternir l’image de l’entreprise. Mettez en place le plan d’action négocié lors de l’entretien.

L’EAE VÉRITABLE « OUTIL DE COMMUNICATION » POUR LE SALARIÉ

…et les conseils aux salariés pour vous aider à mener un entretien individuel efficace.

Côté salariés :

• Mesurez l’enjeu réel de cette rencontre, comme le moment privilégié d’anticiper la suite de votre carrière
• Évitez de céder à la panique, veillez aux conditions prévues en amont et projetez-vous avec une énergie positive : en quoi ce moment va -t-il m’être favorable, pour moi (plaisir au travail) et à ma carrière ?
• Impliquez-vous, et préparez-vous ! C’est une preuve de professionnalisme. Identifier soi-même les leviers d’amélioration permettent de réduire le risque de se voir imposer des changements, et obligent à un vrai dialogue. Recherchez des arguments objectifs, solides et significatifs (à l’aide d’exemples précis lors de la conversation). Amenez l’interlocuteur à réfléchir ou à approuver les demandes formulées.
• Jouez la sincérité et la carte de la confiance. Faire part de ses attentes : salaire, promotion ou formation, suggestions d’amélioration, sont aussi des preuves de fidélité et d’investissement.
• Projetez-vous dans votre avenir professionnel en mettant en cohérence objectifs professionnels à moyen terme et ambitions de carrière à plus long terme.

En plus de faciliter le travail de votre manager, vous démontrez votre autonomie et plaidez pour un élargissement des compétences ou des fonctions.

• Évitez, les thèmes trop sensibles. Concentrez vous sur deux ou trois thèmes prioritaires. Proposez un rendez-vous différent pour solutionner vos problèmes « personnels ».
• Conservez une certaine distance professionnelle pour ne pas céder à l’émotion.
• Restez zen. En cas de remarques ou d’évaluation négative, sachez écouter les commentaires qui vous sont faits. L’EAE n’est pas un débat ni un entretien disciplinaire. Pensez à exprimer raisonnablement votre surprise et sollicitez éventuellement un nouvel entretien pour vous laisser le temps de digérer ce qui vient d’être dit.

QUAND RÉALISER L’ENTRETIEN D’ÉVALUATION ?

Comme son nom l’indique, il est important de le faire au moins une fois par an. Habituellement, les campagnes d’entretien ont lieu soit en fin d’année, soit au début de la nouvelle année. La meilleure période est à adapter en fonction de l’organisation et du fonctionnement de l’entreprise. Un rythme annuel ou bi annuel est parfois trop rigide et n’est pas toujours en cohérence avec la réalité des priorités.

Par ailleurs, le risque est souvent de créer trop d’attentes ce rendez-vous. L’évaluation se fait tout au long de l’année. Des points intermédiaires peuvent être programmés ou imposés par la situation !

QUELS SONT LES OBLIGATIONS LIÉES A L’EAE ?

L’EAE n’est pas une obligation prévue par le code du travail contrairement à l’entretien professionnel qui est prévu tous les 2 ans.

Qu’ils soient prévus ou non par une convention collective, l’employeur peut imposer cet entretien dans le cadre de son pouvoir de direction. Dans ce cas, il devra être fait pour tous les salariés de l’entreprise. Vous devrez respecter certaines règles, visant notamment à informer l’ensemble du personnel sur les moyens mis en œuvre et les critères d’évaluation utilisés. Veillez également à bien respecter les principes de non-discrimination.

Inutile pour le salarié de paniquer car même l’hypothèse d’un entretien qui se déroule mal n’est en aucun cas un motif de licenciement. Il s’agit avant tout d’un outil pertinent pour avoir une idée précise de ce que l’employeur et/ou le manager attend de ses collaborateurs. Il doit permettre à chacun de mieux connaitre ses missions, ses domaines de responsabilité. Mais aussi de faire le point sur les objectifs fixés et les différentes actions mises en place tout au long d’une année. Pour envisager ou ré envisager sa forme de collaboration à la stratégie globale,

Il permet également de faire un point individuel, sur les compétences développées (ou non). Les motivations et les besoins de développement en lien avec celui de l’entreprise. Les évolutions hiérarchiques ou la marge de progression dans la prise d’autonomie et de responsabilités.

Découvrez notre article sur l’entretien professionnel, en lien avec cet article.

Article écrit par notre consultante Béatrice HENRY

Vous pouvez la retrouver ici

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