Gestion et organisation de son temps de travail

• Repérer et planifier ses priorités afin de mieux arbitrer/maîtriser son activité en prenant en compte ses aspects transverses et systémiques.
• Réagir de manière raisonnée et non impulsive afin de mettre en place les actions nécessaires au bon fonctionnement de son activité.
• Identifier les situations « croque temps » relevant de notre organisation individuelle et collective de façon à les limiter.
• Utiliser des méthodes efficaces pour gérer efficacement ses rythmes de travail et son organisation selon les tâches à accomplir

1 – Préparation à la Formation – en FOAD

• Module de présentation de la formation, des objectifs et des modalités
• Quiz de positionnement
• Amorcer une réflexion personnelle : Questionnaires et diagnostics
• Module e-learning : Qu’est-ce que le temps, les lois de gestion du temps

2 – Programme de formation – En salle de formation

Identifier les problématiques liées au temps

 Atelier : le temps et vous ?

• Comprendre sa perception du temps, définir la gestion de son temps et ses priorités et déterminer ce que l’on souhaite améliorer pour formaliser des objectifs précis
• Faire le lien entre gérer son temps et gestion du stress, de la fatigue et de l’énergie
• Comprendre les données systémiques dans la gestion du temps
• Réaliser un diagnostic objectif de sa gestion personnel du temps et de sa charge de travail

Mise en perspective des différentes composantes de la gestion du temps

• L’attitude et le positionnement personnel, les croyances aidantes ou limitantes, comment les surmonter
• l’organisation du travail : comment pourrait-on améliorer les choses
• Les routines et techniques personnels
• Les aspects collectifs et systémiques et la détermination du « qui fait quoi »

Les techniques trucs et astuces d’optimisation de son organisation

• Découverte de 13 « lois de gestion du temps »
• Les méthodes incontournables
• Travailler dans l’urgence et gérer des pressions externes
• Proposer ou recevoir une délégation
• Les outils simples de travail collaboratif et/ou de suivi de tâches ou de projets
• La préparation de réunions par tableau synoptique

Gestion et planification de mes urgences et priorités

• Identifier mes activités à haute valeur ajoutée afin de pouvoir prioriser avec rationalité (impact et enjeux / Urgence et importance)
• La règle et les conditions de l’action immédiate
• Pratiquer des « routines » facilitantes, la programmation et l’anticipation des récurrences
• Prévenir et combattre la procrastination et d’autres biais
• La planification raisonnée et la réactivité

Identification des « croque temps » et aléas individuels et collectifs liés à mon poste et à mes responsabilités

• Les techniques permettant de les identifier
• Comment les éviter (Les interruptions et le « saucissonage », les réunion, le reporting, les jeux psychologiques…)
• Mettre en place son plan d’action

Améliorer la relation et la communication pour gagner du temps collectivement

• Types et qualité des relations au sein de sa mission
• Développement et entretien du relationnel, se comprendre et comprendre l’autre
• Prendre de la hauteur par rapport aux demandes
• Communiquer factuellement/sortir de l’émotionnel (la boussole du langage)
• Pratiquer la méthode DESC(s) : dire non, exprimer un désaccord, négocier, se protéger des sollicitations excessives et des urgences des autres, confronter, proposer, demander

Pour faciliter l’appropriation des sujets, le formateur combine un ensemble de modalités pédagogiques
L’accent est mis sur l’interactivité et l’engagement du participant pour un meilleur ancrage des enseignements
Les exemples et exercices sont choisis parmi des situations issues du vécu de l’apprenant.
L’animation et les questions/réponses sont orientées « solutions » et « ouverture à de nouvelles pratiques »

• Chaque thème est composé de :
  Apports théorique et pratiques : expérience concrète, observation, travaux de réflexion et débats à partir des cas présentés par les participants.
  • Atelier de co-construction, d’intelligence collective ou mise en situation contextualisée en sous-groupe
  • Acquérir des compétences opérationnelles par la pratique et l’expérimentation
  • Faire émerger des bonnes pratiques et les actions concrètes à engager
  • Un temps de synthèse : S’approprier des solutions qui correspondent à son contexte et que les stagiaires vont pouvoir mettre en pratique à l’issu de la formation
  • Un outil diagnostic permettant à chaque stagiaire d’identifier ses bonnes pratiques et ses points de vigilances, et ainsi pouvoir construire un plan actions d’amélioration personnel à mettre en œuvre à l’issu de la formation

dispotif d’évaluation